Algemene informatie over de behandeling van klachten en geschillen

INLEIDING

Als u een advocaat inschakelt dan moet u er vanuit kunnen gaan dat hij of zij uw juridische belangen zo goed mogelijk zal behartigen. Zo mag u in principe van uw advocaat verwachten dat deze:

- u op de hoogte houdt van de stand en gang van zaken en overleg met u voert over belangrijke beslissingen;
- de tijd neemt om uw vragen te beantwoorden;
- als dat afgesproken is op eventuele zittingen aanwezig is (of een waardige vervanger stuurt);
- de financiële gevolgen van uw opdracht met u bespreekt, waaronder de vraag of u in aanmerking komt voor een toevoeging (door de overheid gefinancierde rechtshulp;

Het komt helaas wel eens voor dat een cliënt niet tevreden is over zijn advocaat. Hieronder vindt u informatie die u kan helpen om met zo'n situatie om te gaan. Ook wordt kort uitgelegd hoe het doen en laten van advocaten wordt bewaakt. En hoe u, als dat nodig blijkt, een klacht kunt indienen, hoe die procedure verloopt en wat de gevolgen kunnen zijn. Ook kunt u terugvinden wat u kunt doen als u bezwaar heeft tegen de hoogte of systematiek van de declaratie.
(Bepaalde procedures zijn bij wet geregeld. De hier opgenomen tekst geeft een informele uitleg waaraan geen rechten ontleend kunnen worden.)

Niet tevreden?
Bent u niet tevreden over het doen of laten van uw advocaat, bespreek dat dan in de eerste plaats met hem (of haar). Het kan zelfs zijn dat diens kantoor een speciale interne klachtenprocedure heeft. Informeer bij uw advocaat of die er is en hoe die werkt. Wacht niet te lang met zon gesprek; als ergernissen zich opstapelen, kan het probleem groter worden dan het in de kern was. Bereid het gesprek ook goed voor. Als u uw ontevredenheid goed kunt verwoorden, kan dat helpen om er een oplossing voor te vinden. Voelt u zich onzeker of emotioneel, dan is het misschien nuttig om iemand mee te nemen die u helpt om het gesprek in goede banen te leiden.

Het kan zijn dat u voor zo'n gesprek wat drempelvrees hebt. Dat u zich afvraagt of het bespreken van de onderlinge verhouding de behartiging van uw zaak kan schaden. Maar het uitpraten van een probleem kan vaak juist verhelderend werken: zowel voor uw advocaat als voor uzelf. Zo kan het (bijvoorbeeld) zijn dat het probleem zit in de onderlinge communicatie. Dat u niet goed begrijpt waarom uw advocaat bepaalde dingen doet of nalaat, of dat uw advocaat u niet goed begrijpt. Ook komt het wel voor dat de professionele afstand die de advocaat tot de zaak houdt een verkeerde indruk wekt. U kunt het gevoel hebben dat de advocaat te weinig aan uw kant staat, terwijl de advocaat die afstand juist moet nemen om de zaak optimaal te behartigen. Als het probleem in zo'n soort misverstand zit, kan het natuurlijk ook zijn dat u elkaar gewoon niet ligt.

Wat het probleem ook is, als u het samen met uw advocaat duidelijk op tafel kunt krijgen, zal het makkelijker zijn om de oplossing te vinden. En lukt dat niet, dan kan een goed gesprek tenminste de basis zijn om in goed overleg uit elkaar te gaan. Uw advocaat kan u dan misschien helpen om een collega te vinden die de behandeling kan overnemen. Uw zaak kan dan ook goed voorbereid en op het daarvoor meest geschikte moment worden overgedragen.

Maar wat verder te doen als het gesprek of de klachtenprocedure op het kantoor niets oplost?

Geschillencommissie advocatuur
Iedere advocaat is wettelijk verplicht lid van de Nederlandse Orde van Advocaten en daarmee ook van de Orde in het arrondissement (rechtsgebied) waarin hij is gevestigd. Medio 1999 is op een groot aantal advocatenkantoren in de arrondissementen Groningen, Leeuwarden, Zwolle, Assen, Den Bosch en Maastricht gestart met het project Klachten- en Geschillenregeling Advocatuur. Deelnemende advocaten(kantoren) vindt u op www.alleadvocaten.nl;.
De nieuwe regeling is vrijwillig en geldt als uw advocaat en u de toepasselijkheid ervan schriftelijk zijn overeengekomen. De regeling komt erop neer dat eerst op het advocatenkantoor zelf de klacht dient te worden onderzocht en afgehandeld. Leidt deze interne kantoorprocedure onverhoopt niet tot een voor u bevredigend resultaat dan kunt u uw bezwaren schriftelijk voorleggen aan de Geschillencommissie Advocatuur. Deze weg staat ook voor u open als het kantoor niet binnen vier weken na het indienen van uw bezwaren schriftelijk op uw klacht heeft gereageerd.

Onder bepaalde voorwaarden bestaat de mogelijkheid dat u en uw advocaat door middel van een zogenaaamde akte van compromis besluiten om de zaak toch bij de Geschillencommissie Advocatuur aan te brengen.

De Geschillencommissie Advocatuur ressorteert onder de door de overheid erkende Stichting Geschillencommissies voor Consumentenzaken (SGC) en die voor Beroep en Bedrijf (SGB) in Den Haag. De SGC werd o.a. door de Consumentenbond opgericht. Zo'n 30 brancheorganisaties waaronder Bankzaken, Optiek, Parket, Reizen, Ziekenhuizen hebben hun geschillencommissie ook bij de SGC ondergebracht. De Geschillencommissie Advocatuur is bevoegd om te oordelen over klachten betreffende de kwaliteit van de dienstverlening van de advocaat en de hoogte van de declaratie. Daarnaast is de Geschillencommissie Advocatuur bevoegd om te oordelen over schadeclaims tot een bedrag van maximaal € 10.000,00. U kunt hogere schadeclaims uitsluitend voorleggen aan de Geschillencommissie Advocatuur wanneer u de hoogte van de claim beperkt tot € 10.000,00 en u uitdrukkelijk afstand doet van het meerdere.
De Geschillencommissie Advocatuur doet in de regel uitspraak in de vorm van een arbitraal vonnis. Als u geen ondernemer maar particulier bent, kunt u ook voor bindend advies kiezen. De secretaris van de Geschillencommissie Advocatuur (telefoonnummer: 070 - 310 5310) kan u het verschil uitleggen.

Gaat u dus altijd eerst na of uw advocaat deelneemt aan de Klachten- en Geschillenregeling Advocatuur. Mist u uitleg over de manier waarop de procedure werkt, informeer dan bij het secretariaat van de Geschillencommissie Advocatuur.

Toezicht op advocaten
Alle advocaten zijn onderworpen aan het tuchtrecht dat regels stelt voor het gedrag van de advocaat. De Advocatenwet verplicht hem (o.a.) om uw belangen met zorg te behandelen en zich te gedragen zoals een behoorlijk advocaat betaamt. Dat is nader uitgewerkt in de zogenaamde Gedragsregels. Zij bevatten bijzondere aanwijzingen, bijvoorbeeld over de verhouding tussen de advocaat en zijn cliënt, tussen advocaten onderling (ook tijdens het procederen) en over de declaratie. De gedragsregels kunt u overigens vinden op de internetsite: www.advocatenorde.nl.

Maar wie houdt er nu toezicht op de naleving van die regels? Iedere advocaat is zoals gezegd niet alleen lid van de Nederlandse Orde van Advocaten, maar ook van de plaatselijke Orde. Het toezicht op advocaten is opgedragen aan het bestuur van die plaatselijke Orde, de Raad van Toezicht, en met name de voorzitter daarvan: de (plaatselijke) deken. Sommige dekens hebben een vast spreekuur waarop u met uw probleem terecht kunt. Anderen kunt u bellen voor een afspraak.

Wat kan de deken doen?
De deken kan u waar nodig uitleg geven. Hij kan op een informele manier proberen om de zaak (alsnog) tot een onderlinge oplossing te brengen. Als uw klacht zich daarvoor leent kan hij deze doorverwijzen naar de Geschillencommissie Advocatuur. U en uw advocaat dienen met een procedure bij deze commissie schriftelijk in te stemmen. De deken kan u ook adviseren over de vraag of u al dan niet bij hem een klacht zou moeten indienen. Dat laatste moet schriftelijk gebeuren, en de deken kan u eventueel met het opstellen helpen. (U kunt ook het model elders op deze site gebruiken.)

De deken zal de klacht onderzoeken en daarbij uw advocaat om een reactie vragen. Als er alsnog een onderlinge oplossing mogelijk blijkt zal die 'minnelijke schikking' op papier worden gezet. De procedure wordt dan afgerond met ondertekening door uzelf, de advocaat en de deken. Als een minnelijke schikking onmogelijk of onwenselijk blijkt, zal de deken de klacht op uw verzoek, of omdat hij dat zelf nodig vindt, voorleggen aan de Raad van Discipline. Wat is die Raad, en welke procedure treedt dan in werking?

Tuchtrechtspraak en procedure
De tuchtrechtspraak is opgedragen aan de Raden van Discipline (in Amsterdam, Arnhem, Den Bosch, Den Haag, en Leeuwarden). De zaken worden daar behandeld door vier advocaten en een voorzitter die afkomstig is uit de rechterlijke macht.

De deken brengt de klacht schriftelijk ter kennis aan de Raad van Discipline. Hierbij kan de deken zijn mening geven in de vorm van een advies. Dit advies kan inhouden dat hij de klacht "kennelijk ongegrond of van onvoldoende gewicht" vindt. Dat zal hij doen als hij na zijn onderzoek de klacht duidelijk onterecht of te onbelangrijk vindt. De deken deelt dit advies mede aan de klager en de betrokken advocaat.

De voorzitter van de Raad van Discipline kan de klacht ter behandeling aannemen of afwijzen. Deze beslissing moet hij binnen 30 dagen nemen. De voorzitter kan de klacht afwijzen, bijvoorbeeld omdat hij meent dat deze kennelijk ongegrond is of van onvoldoende gewicht. Dit laatste zal hij doen als hij meent dat u geen belang heeft bij de klacht. U heeft 14 dagen de tijd om tegen deze beslissing te protesteren; om hiertegen in verzet te gaan bij de Raad van Discipline, waarbij u uw protest kunt toelichten. Als de Raad van Discipline uw verzet gegrond vindt, wordt de klacht alsnog behandeld wordt door de voltallige Raad. Als de Raad van Discipline uw verzet niet honoreert, is de klacht afgedaan.

Als de voorzitter de klacht ter behandeling aanneemt, zal hierover een zitting plaatsvinden. U krijgt tijdig per post een oproep voor de zitting. Op de zitting kunnen de advocaat en u allebei een mondelinge toelichting op de klacht geven. U kunt u laten bijstaan door een raadsman/vrouw. De zitting is openbaar. Aan het einde van de zitting zegt de voorzitter wanneer uitspraak wordt gedaan, meestal zes à acht weken na de zitting.

In de loop van deze procedures kunnen zich nog een aantal problemen voordoen. Misschien wil de Raad getuigen horen of nadere informatie krijgen. De Raad kan dan de zaak aanhouden en eventueel een vervolgzitting bepalen. De ruimte op deze site laat helaas niet toe dat die problemen hier besproken worden.

Gevolg van een tuchtprocedure
De beslissing van de Raad van Discipline wordt in het openbaar uitgesproken. U ontvangt een afschrift van de uitspraak per aangetekende brief.

De Raad kan uw klacht (geheel of gedeeltelijk) gegrond of ongegrond verklaren of u niet-ontvankelijk verklaren.

Als de Raad van Discipline de klacht gegrond acht, kan hij de advocaat waarschuwen of - sterker - berispen. In ernstige gevallen kan de advocaat voor een bepaalde periode (hooguit een jaar) geschorst worden. Hij mag dan zijn praktijk tijdelijk niet uitoefenen. Die maatregel wordt overigens maar zelden opgelegd. Dat laatste geldt nog sterker voor de zwaarste maatregel: schrapping van het 'tableau'. Het beroep mag dan helemaal niet meer worden uitgeoefend.

De maatregelen zijn gericht tegen de advocaat. De Raad van Discipline kan in principe geen schadevergoeding vaststellen, zoals een gewone rechter dat kan. De Geschillencommissie Advocatuur is ook bevoegd om een schadebedrag tot maximaal fl. 20.000,- . Wel kan de Raad van Discipline een voorwaardelijke maatregel opleggen: als de advocaat de schade vergoedt, krijgt hij geen maatregel opgelegd. Ook kan de Raad van Discipline bij het opleggen van een voorwaardelijke maatregel andere bijzondere voorwaarden aan de advocaat stellen. Deze kunnen bijvoorbeeld zijn administratie en/of boekhouding betreffen.

Hoger beroep

U kunt tegen de beslissing van de Raad van Discipline hoger beroep instellen bij het Hof van Discipline te Prinsenbeek. De behandeling van uw zaak gebeurt daar door twee advocaten en (een meerderheid van) drie leden van de rechterlijke macht. Hoger beroep is alleen mogelijk als de klacht geheel of gedeeltelijk ongegrond is verklaard, of als er geen beslissing is genomen over de zorgvuldigheid van het gedrag van de advocaat terwijl u hier uitdrukkelijk om had verzocht.

U moet hoger beroep instellen binnen 30 dagen na verzending van de beslissing van de Raad van Discipline. U moet de bezwaren tegen de beslissing schriftelijk in zevenvoud aan de griffier van het Hof van Discipline toesturen. Daarbij moet u zes kopieën van de beslissing van de Raad van Discipline voegen. Elders op deze site vindt u een model beroepschrift.
Ook de deken en de advocaat kunnen in hoger beroep gaan. De behandeling van de klacht door het Hof van Discipline is dezelfde als bij de Raad van Discipline. Ook de maatregelen die het Hof van Discipline kan opleggen zijn hetzelfde, maar het Hof is natuurlijk niet gehouden aan de eerdere uitspraak van de Raad van Discipline.